Например, Бобцов

МЕТОДИКА ФОРМИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ

Аннотация:

Предмет исследования. Представлена методика формирования и функционирования электронного делопроизводства, которая может быть использована для формирования электронных дел в системах электронного открытого и закрытого документооборота. Задача автоматизированного формирования электронных дел в системах открытого и закрытого электронного делопроизводства решается с использованием области знаний, создаваемой на основе номенклатуры дел, книг и журналов на текущий год, формируемой на основании перечня документов со сроками их хранения. Метод. В работе применен математический аппарат теории графов и логики высказываний (предикатов) в предметной области формирования и функционирования электронного делопроизводства. Процедура формирования электронных дел в системе электронного делопроизводства производится путем направления исполнителями отработанных документов согласно признакам, ставящим в соответствие конкретный электронный документ конкретному электронному делу. Основные результаты. Техническим результатом является автоматизация процедуры формирования и заведения новых электронных дел. Для достижения технического результата учитывают области знаний, формируемых при разработке номенклатур дел, книг и журналов в организации. Для этого создается признаковое пространство с использованием элементов теории графов и логики высказываний (предикатов), характеризующие документы, а также соответствующее конкретному делу, согласно номенклатуре, дел, книг и журналов. По результатам распределения производятся соответствующие отметки в формах учета электронных документов и формируются реквизиты, после чего производится приобщение электронного документа к электронному делу. В рамках методики построено дерево выбора электронного дела для приобщения электронного документа. Разработан алгоритм автоматизированного формирования электронного дела, который доведен до программной реализации. Практическая значимость. Практическая значимость заключается в минимизации срока распределения исполненных электронных документов исполнителями в электронные дела, которая осуществляется через автоматическое формирование электронных дел по заданным критериям и подготовки их к направлению в электронный архив.

Ключевые слова:

Постоянный URL

Статьи в номере

Содержание © 1993–2024 Университет ИТМО
Разработка © 2015 Университет ИТМО